El llamado Principio o Matriz de Eisenhower tiene su origen en la capacidad de trabajo de este general, que llegó a presidente de los Estados Unidos.
Esta dinámica fue popularizada por Stephen Covey en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”.
La matriz sitúa y prioriza nuestra carga de trabajo bajo dos principios: urgencia de la tarea y relevancia o importancia de la misma.
Determina un marco de trabajo simple para priorizar nuestras tareas y administrar la carga de trabajo. Se trata de un modelo sencillo y práctico donde se sitúan, previa valoración, los temas pendientes de ejecución y cuyo objetivo final es la gestión óptima de nuestro tiempo con el fin de elevar nuestra productividad.
Podemos definir las tareas urgentes como aquellas que no pueden evitarse en el desarrollo de nuestro trabajo y por tanto requieren una atención inmediata. Por otro lado las tareas importantes requieren, por nuestra parte una mayor planificación y suelen contribuir a la consecución de nuestros objetivos y metas a largo plazo.
La
Matriz de Eisenhower queda definida del siguiente modo:
Cuadrante I (realizar ya). Representa la combinación de lo importante y lo urgente y suele conllevar el conjunto de problemas apremiantes o situaciones de “crisis inminentes”, por ejemplo tareas o proyectos cuyo vencimiento o fecha límite está muy próxima (los que nos dedicamos a la consultoría de calidad en alguna ocasión nos ha pasado con las fechas de auditorías).
Cuadrante II (reservar tiempo para hacerlo). Recoge nuestros trabajos con una elevada importancia pero con menor urgencia ya que su “plazo límite” es mucho mayor en el tiempo. Suele abarcar el cultivo de nuestra capacitación, relaciones personales, estudio de oportunidades o planificación de nuestro futuro. Debería ser el cuadrante al que deberíamos prestar una mayor atención ya que una orientación hacia las debilidades y oportunidades futuras garantizará en el tiempo menores actuaciones en el cuadrante I.
Cuadrante III (delegar o replantear). Este punto abarca todo aquello que es urgente pero no importante representando todas las emergencias e intereses de otros que requieren nuestra atención. Dentro de este grupo están las interrupciones, las reuniones el apoyo solicitado en algún proyecto o trabajo por algún compañero o colaborador, etc.
Cuadrante
IV (replantear o eliminar). Tareas sin
importancia ni urgencia. Son trabajos que deberían abordarse cuando el resto de
trabajos se han concluido y deberíamos revisar previamente si deben “delegarse”
o directamente desecharse.
Reseñarse que "detrás" de la Matriz de Eisenhower está la "sombra" del famoso Diagrama de Pareto cuyo principio viene representado en que el 80 % de los resultados pueden lograrse mediante el 20 % del esfuerzo.
Mediante la asignación de cada tarea pendiente a uno de los cuadrantes de la matriz resulta sencillo la comprobación del conjunto de trabajos que realmente precisan de nuestra atención así como de aquellas que pueden posponerse (o planificarse) para más adelante. El desarrollo de la matriz ayuda a enfocarnos en nuestros proyectos y metas a largo plazo pues nuestra “mayor carga de trabajo” debería desarrollarse en el segundo cuadrante. El principio de Eisenhower nos permite organizar nuestra carga de trabajo mediante la optimización de nuestro tiempo y la concentración en las tareas más relevantes. Su objetivo es “liberar tiempo” que podemos emplear en cosas fundamentales de modo que contribuyan a nuestra consecución de metas y objetivos*.
Nota*. Tal y como comentó alguien “una forma de avanzar es
trabajar cuando toca, jugar cuando toca y no mezclar nunca ambas cosas”.
Lógicamente
la aplicación de la Matriz de Eisenhower “demanda” una actuación cíclica
debiendo efectuar su revisión prácticamente diariamente de modo que podamos
“actualizar” sus datos en los diversos cuadrantes suponiendo un ciclo de mejora continua
particular en su aplicación.
La matriz tiene que ver principalmente con la gestión del tiempo, con las actuaciones que debemos “cerrar” a corto plazo teniendo el “calendario” en mente, que es el que “posee” las tareas, los plazos y las metas a conseguir. Su mero planteamiento “nos obliga” a delimitar nuestras prioridades en especial al marcar el cuadrante II y nos ayuda al planteamiento de nuestra visión y misión particulares pues indirectamente delimitará las tareas asociadas a los cuadrantes III y IV.
La aplicación del principio de Eisenhower nos ayuda a delimitar donde poner nuestra atención en cada momento y a programar nuestro futuro observando y anticipándonos a los cambios y oportunidades que se nos van presentando.
“No se posible
comprar o alquilar más tiempo. La oferta de tiempo es totalmente inelástica:
por muy alta que sea la demanda, la oferta no aumenta.”
Thomas Alva Edison,
inventor, científico y empresario estadounidense (siglos XIX y XX).
Autor. J. Daniel Blanco
