Considerado
como uno de los procesos de apoyo relevantes en las organizaciones, la gestión
de equipos e infraestructura se trata de uno de los pilares fundamentales para
el desarrollo correcto de cualquier estrategia empresarial.
Considerado dentro de la gestión de recursos de la organización junto con procesos tan relevantes como los recursos humanos y la gestión de compras y proveedores, el control de la infraestructura forma parte relevante de los sistemas de gestión de calidad desde sus orígenes y se encuentra directamente ligado a la consecución de los objetivos de cualquier organización.
Su gestión y control varía dependiendo de cada tipo de empresa la cual prioriza sus equipos en función de si se trata de una organización de servicios o una entidad de producción. Generalmente éstas últimas demandan una fuerte gestión de su maquinaria de fábrica con unos planes de revisiones muy detallados y prestando mucha atención a la capacidad de producción de sus equipos así como a la necesaria capacitación de sus empleados.
En gran medida muchas de las actuaciones preventivas las llevan a cabo colaboradores externos integrados dentro del proceso de trabajo de la propia empresa y que se convierten de este modo en una parte interesada muy relevante de la entidad.
Por otro lado las empresas de servicios focalizan su atención en dos grandes grupos de infraestructura, por un lado sus vehículos y elementos de transporte y por otro lado sus equipos informáticos de modo que se garantice una correcta gestión del trato con el cliente.
Lógicamente todo ha ido evolucionando en los últimos años y la infraestructura informática y todo lo relacionado con la seguridad de la información ha ido “ganando terreno” demandando una mayor atención por parte de las organizaciones tanto a sus equipos como al conjunto de aplicaciones informáticas empleadas así como la vinculación entre ellas. Aspectos como la gestión de copias de seguridad, trabajo en la nube, gestión de páginas web, etc., han cobrado especial relevancia desde principios del siglo XXI, entrando de lleno en aspectos del control documental y de información necesarios.
También debe considerarse el control del conjunto de equipos auxiliares de las propias instalaciones tales como los sistemas de protección contra incendios, sistemas de climatización, etc., para los cuales, en la mayoría de los casos, su mantenimiento viene condicionado por la necesidad de aplicación de requisitos normativos y legales.
Particularmente y desde el punto de vista de su gestión, el control de los equipos de una empresa demanda por un lado su ajuste a las necesidades de la organización. Este punto es vital para el desarrollo de estrategias empresariales de modo que entidad tenga los “recursos” necesarios para alcanzar los objetivos requeridos. La consecución de éstos y las correspondientes líneas de mejora vienen muy condicionados con tener el conjunto de equipos precisos que “respondan” a las actuaciones a llevar a cabo.
Por otro lado y como segundo punto a tener en cuenta, la práctica totalidad de las organizaciones, independientemente de su tamaño y sector, tiene planteados programas de mantenimientos preventivos de su infraestructura ejecutados de un modo “mixto” tanto por personal interno (especialmente en relación a las pautas diarias de uso de los equipos) como por personal externo (relacionados más con mantenimientos periódicos y calibraciones de ciertos equipos, aspectos que suponen no pocos dolores de cabeza en al Auditorías de Calidad y los correspondientes Planes de Acciones Correctivas). Reseñarse que en relación a este punto también muchas entidades desarrollan los llamados planes de renovación donde se considera la “vida útil” de cada equipo relevante y se programa su actualización o cambio en el tiempo de un modo organizado.
Como tercer aspecto tenemos que considerar el control y gestión de la averías o incidencias que se pueden producir y relacionadas con nuestros equipos de trabajo. Su control y estudio se ha convertido en muchas organizaciones en un requisito interno muy relevante de cara al análisis de los motivos de dichas averías y la adopción de actuaciones a medio plazo para evitar su reproducción.
En no pocas empresas el estudio de este punto sigue las misma dinámica que la gestión de no conformidades.
Reseñarse que uno de los principales “problemas” a los cuales nos enfrentamos los consultores en nuestro trabajo en implementaciones y mejoras de Sistemas de Calidad es la determinación de los responsables de los diversos equipos de las empresas. De este modo generalmente la zona de fabricación se encuentra bajo el “poder” de la Dirección o Responsable de Producción y suele ser un área relativamente sencilla de analizar. Por su parte el conjunto de vehículos de la entidad suele “caer bajo el paraguas” del área de administración siendo su control, generalmente, bastante laxo. Por último el tema informático suele carecer de “director de orquesta” siendo a lo sumo la propia Dirección o el área de Calidad los garantes al final del control de estos aspectos.
En
resumen la gestión correcta de la infraestructura de una empresa se ha
convertido una herramienta estratégica relevante en los últimos años. La
irrupción de los sistemas informáticos y la necesidad de controlar la
información de la organización, unido a la siempre presente obligación de
gestionar con eficiencia nuestros recursos, están obligando a las organizaciones a tener más presente en
sus decisiones este proceso del Sistema. La irrupción imparable del “mundo
digital” es una buena muestra de ello.
“Cuanto más
hacemos, más podemos hacer.”
William Hazlitt,
escritor y crítico literario inglés. Siglos XVIII y XIX.
Autor. J. Daniel Blanco
