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| La Evolución de la Gestión de Proveedores en los Sistemas de Calidad (I) |
Considerados
como una parte interesada de relevancia dentro de los Sistemas de Gestión de
Calidad basados en los parámetros de la última versión de 2015, el control de los
proveedores de nuestra empresa se ha convertido en una pieza clave en la
gestión de nuestra organización.
Debemos
tener en cuenta que ya desde las primeras versiones de la norma 9001, basadas en el aseguramiento de la calidad, el apartado de proveedores se ha
considerado relevante quedando incluido generalmente detrás del proceso de
contratos y de un modo previo a la prestación del servicio.
Debe recordarse que
el control de proveedores, en la norma de referencia, es anterior a la
consideración de los clientes en los Sistemas de Gestión de Calidad bajo
parámetros UNE pues estos “entraron” en juego con la versión del año 2000 junto
con el enfoque basado en procesos.
El
tener en cuenta a los proveedores desde las primeras versiones de la norma de
calidad viene condicionado porque éstas estaban más enfocadas a empresas de
fabricación y la correcta gestión y control de las materias primas era una
parte relevante de todo el proceso de producción, de un modo básico si fallaba el flujo de materia prima, como poco,
quedaba resentido el proceso de fabricación/producción.
Actualmente
y en líneas generales las empresas suelen dividir sus proveedores en tres
grandes grupos teniendo en cuenta la “aportación” del proveedor al sistema de
trabajo y organización:
- Proveedores de
materias primas,
los cuales continúan siendo relevantes especialmente en las empresas de
producción así como en instaladoras o suministradoras. En este caso la estrecha relación de la
entidad con sus proveedores es vital para mantener la producción y la correcta
gestión de la cadena de suministro de modo que se puedan controlar adecuadamente los
pedidos de clientes dentro de los plazos marcados con los clientes. En
producción la calidad y los estándares mínimos de los productos adquiridos
tienen su importancia siendo las revisiones y controles de la materia prima de
entrada uno de los controles y sistemáticas más definidos en los Sistemas de
Gestión de la Calidad de este tipo de organizaciones.
- Subcontratistas, entendidos como
proveedores de nuestra organización que llevan a cabo alguna de las actividades
de nuestra prestación del servicio bien sea de un modo puntual (realización de ciertos trabajos) o a los
cuales se ha derivado la gestión de alguna parte del proceso de trabajo. En
este punto empresas de transporte o distribución son dos ejemplos reseñables.
Reseñarse que este tipo de proveedores suele analizarse dentro de los Sistema
de Calidad dentro del proceso de prestación del servicio al influir
directamente en la “cadena de trabajo” de la entidad.
- Empresas de
servicio y/o colaboradores. Dentro de este punto estamos los consultores, entidades de
formación, empresas de mantenimiento de equipos y sistemas, prevención de
riesgos laborales, marketing, desarrollo web, etc. Este tipo de organizaciones
nos situamos dentro de los procesos de apoyo de la organización, abarcando en muchos casos los llamados trabajadores del conocimiento.
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| La Evolución de la Gestión de Proveedores en los Sistemas de Calidad (II) |
En
pleno siglo XXI y con la definición de las empresas cada vez más
como organizaciones trébol donde el núcleo operativo de la entidad se dedica y enfoca
en el trabajo que supone su corazón del negocio desarrollando sus competencias centrales y donde se deja a los
colaboradores el desarrollo del trabajo en cada vez más procesos de apoyo, la
gestión de proveedores se ha convertido en una pieza vital en la gestión y la estrategia empresarial demandando por parte de las organizaciones una mayor
supervisión y control de las actuaciones de sus proveedores de cara a prestar
un buen servicio a sus clientes.
En
los Sistemas de Gestión actuales su control comienza con su consideración por
parte de la organización como parte interesada teniendo la organización que
efectuar un análisis de sus requisitos, como punto de entrada al análisis de riesgos, de modo que puedan ser considerados en
el Sistema de Gestión. Por otro lado y dentro de la operativa los sistemas
actuales de calidad mantienen la sistemática de control de las operaciones de
proveedores (tan variadas como los tipos
de proveedores y colaboradores de la organización): pedidos,
subcontrataciones, entregas, etc. así como las dinámicas de evaluación inicial
y proceso de reevaluación periódica de los mismos los cuales ya no son
únicamente postestad del área de compras ya que prácticamente todos los
departamentos de la organización cuentan con proveedores relevantes que deben
controlar y evaluar periódicamente.
Debe
tenerse en cuenta que, en relación al control de proveedores, dentro de los
requisitos de la nueva versión de la norma ISO de 2015 los proveedores deben
estar informados de nuestra metodología de reevaluación (aspecto que suele efectuarse durante la Revisión del Sistema) y seguimiento para con
ellos. Por otro lado muchas organizaciones mantienen dentro de su metodología
de control la realización de auditorías a sus proveedores relevantes con el fin
de controlar su metodología de trabajo, como parte de su proceso de
reevaluación y con el fin de valorar sus debilidades y fortalezas.
En
definitiva la gestión de proveedores siempre ha sido una parte fundamental de
la gestión de cualquier entidad sin embargo, y como consecuencia de la
evolución de la estructura empresarial en los últimos años y la externalización de muchas de sus
actividades de apoyo la integración de los trabajos y servicios de proveedores
en los procesos de la organización se ha convertido en un elemento vital para
el buen desarrollo del trabajo de cara a sus clientes y con el fin de integrar sus
conocimientos y recursos en la estrategia de la organización.
"La mayoría de
los problemas de comunicación pueden resolverse con proximidad"
John C. Maxwell,
escritor y conferencista estadounidense especializado en liderazgo.
Autor: J. Daniel Blanco
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