La Eficiencia Empresarial

La Eficiencia Empresarial I

El modo en que las empresas gestionan y efectúan sus procesos puede considerarse como uno de los aspectos principales para la generación de productos o servicios valiosos.

La eficiencia corresponde con el mínimo conjunto de recursos (económicos, temporales, humanos, energéticos, etc.) que una organización “pone en juego” con el fin de generar un determinado valor, entendiéndose por éste un proyecto, una unidad fabricada, un encargo atendido, un servicio efectuado, una desviación resuelta*, etc.

Nota*. En Sistemas de Gestión de la Calidad la resolución de incidencias o no conformidades puede en muchas ocasiones efectuarse siguiendo diferentes vías correspondiendo a la empresa determinar el medio óptimo de resolver la desviación de modo que se garantice la eficacia de la acción pero también su eficiencia.

Todos aquellos que nos dedicamos al trabajo de consultoría y en especial al diseño de sistemas basados en la mejora continua, y bajo los parámetros de la calidad, no deberíamos perder de vista este principio de modo que la planificación y “renovación” de los sistemas de gestión organizativa (de calidad, ambientales, de prevención, de información, energéticos, etc.) de nuestros clientes se basen en la programación de acciones y desarrollo de objetivos que vayan enfocados en gran medida a la optimización de los procesos de la entidad y en la búsqueda de su mayor eficiencia, en muchas ocasiones aplicando la llamada innovación incremental.

Un punto de partida que puede ser considerado puede ser la llamada eficiencia en costes la cual tradicionalmente se ha delimitado como dependiente de los siguientes factores:

-   Las economías de escala. Tradicionalmente un fuente relevante de ventaja competitiva especialmente en organizaciones destinadas a la fabricación donde la producción de un elevado número de artículos (como consecuencia de la demanda de los mismos) compensa los llamados costes fijos de la entidad. El resumen es que a igual número de recursos la producción de un mayor número de unidades “hace descender” el coste mínimo por unidad fabricada.

-        Los costes de aprovisionamiento. Considerado como el “segundo caballo de batalla” para lograr una mayor eficiencia empresarial como consecuencia de que el precio de nuestras materias primas puede condicionar (y condiciona en un número elevado de sectores empresariales, especialmente en empresas intermediarias) el precio de venta al público de nuestros productos o servicios. En este punto la “interrelación” con nuestros proveedores así como el acceso a la información referente a nuestras materias primas es un factor fundamental que debe ser considerado en cualquier estrategia empresarial. Bien es verdad que esta “relación” se ha estado revisando en los últimos años imprimiendo muchas organizaciones una mayor participación y cooperación de los proveedores en aspectos importantes de las empresas.

-       El diseño del producto o servicio. Se puede considerar como uno de los factores olvidados por muchas compañías. Un correcto diseño puede facilitar la producción o servicio así como la distribución y el servicio post-venta prestados a nuestros clientes. Debe considerarse que en la mayoría de las ocasiones (esto lo sabemos bien los consultores) no se puede diseñar el producto o servicio desde el principio por lo cual debemos “desentrañar” sus procesos y relaciones correspondientes y determinar dónde podemos eliminar redundancias, tiempos muertos, etc.; siendo el sector servicios más “maleable”, por lo general, que el trabajo productivo.

-  La experiencia. Se sitúa como el último factor y en muchas ocasiones como el más determinante (John Maeda junto con la formación la considera como una de sus Leyes de la Simplicidad) como consecuencia de que muchos estudios en relación a cualquier segmento de mercado aseguran que los precios de los productos o servicios tienden a parecerse. La llamada Curva de la Experiencia determina que cualquier empresa que comienza una actividad aprende a realizarla de un modo más eficaz con el paso del tiempo como consecuencia de la elevación de las capacidades de sus recursos humanos*. Todos conocemos este hecho cuando efectuamos un trabajo novedoso inicialmente nos demanda un determinado tiempo y a medida que repetimos el trabajo (con sus correspondientes variantes) vamos optimizándolo y reduciendo el tiempo (y los errores) invertidos.

La Eficiencia Empresarial II

*Observación. Muchos de mis clientes se sorprenden inicialmente cuando uno de los indicadores de proceso que suelo plantear es la antigüedad media del personal (junto a otros valores relacionados y dependiendo del sector) pudiendo asegurar, desde mi experiencia, que dicho valor, salvo excepciones, se encuentra directamente relacionado con las desviaciones, reclamaciones y gestión de incidencias en general.

Además de estos cuatro factores básicos tomados de la eficacia en costes debemos considerar también los siguientes puntos:

-        Las características de la propia infraestructura de la organización, entendiendo por ésta todos los equipos, maquinaria, vehículos, instalaciones, aplicaciones informáticas, etc., que constituyen este tipo de recursos en la entidad. El conjunto de “medios disponibles” facilitan o “perjudican” la realización eficiente de los diferentes trabajos y procesos que conforman la empresa. Debemos recordar que todos en alguna ocasión hemos tenido que trabajar con medios insuficientes lo que condiciona enormemente el desarrollo efectivo de nuestro trabajo.

-        La estructura (y organigrama) de la organización. El propio diseño de la empresa “despliega” y condiciona la dinámica de responsabilidades de sus integrantes así como la metodología de la toma de decisiones lo cual condiciona en mayor o menor grado la adopción de la estrategia empresarial y su puesta en marcha en los niveles intermedios e inferiores de la empresa.

-      La gestión del conocimiento*. Aspecto que se ha convertido en fundamental para el desarrollo de cualquier entidad. El conjunto de activos intangibles de la organización y la gestión de la información (y el acceso a la misma) en tiempo, especialmente la relacionada con el cliente (acuerdos, pedidos, encargos, etc.) por parte de cualquier área de la empresa se ha convertido en un punto vital para el control de los procesos que conforman la entidad así como punto de apoyo para “responder” rápida y adecuadamente a cualquier requerimiento de nuestros clientes.

Nota*. Este conocimiento debe también considerar la información y análisis de los cambios que se avecinan como estrategia de consideración del escenario futuro donde va a desarrollarse nuestra organización.

La efectividad se convierte en una medida del valor (y un factor de éxito) que una organización puede generar con un número limitado de recursos (la aplicación del Principio de Pareto puede tener una relevancia crucial), encontrándose directamente relacionada con el nivel de adecuación de nuestros productos o servicios a las necesidades de los clientes (debemos recordar que uno de los parámetros básicos de un Sistema de Gestión de la Calidad es el satisfacer y superar las expectativas de los clientes) y teniendo en cuenta en todo momento nuestros recursos, fortalezas y competencias (especialmente el conjunto de nuestras competencias centrales) como condicionantes de nuestro trabajo con vistas a lograr una elevada compatibilidad estratégica de todos los procesos de la organización.

“Eficiencia significa hacer bien las cosas. Eficacia es hacer las cosas que hay que hacer.”

Peter F. Drucker. Escritor y consultor empresarial austriaco.

Autor: J. Daniel Blanco