Control Documental en los Sistemas de Gestión de Calidad

El control y la gestión de los documentos ha sido un apartado relevante de los Sistemas de Gestión de Calidad desde las primeras versiones de la norma 9001.

Los requisitos relativos a este punto, considerado como uno de los procesos de apoyo de los Sistemas de Gestión, han ido evolucionando y simplificando con los años, siendo la informatización de gran parte de la documentación y registros del sistema el gran cambio que se ha producido en los últimos tiempos.

Históricamente la actual “información documentada” se ha dividido en documentos del sistema y registros. Los documentos abarcan todo el conjunto de procedimiento, manuales e instrucciones donde la empresa define sus procesos y metodología del trabajo efectuado por la entidad. 

También se incluye en este punto el conjunto de normativa o legislación emitida por entidades externas a la empresa pero aplicable a su dinámica operacional.

Por su parte los registros representan la “aplicación práctica” del Sistema de Gestión, recogiendo todos aquellos formatos donde se “va dejando” constancia del día a día del trabajo y las tareas de la organización. En esta parte están, por ejemplo, los registros de pedido a proveedores, las encuestas a clientes, registros de no conformidades, los formatos de acción, etc. 

Al igual que en el apartado de documentos también se deben considerar los formatos externos a nuestra entidad que son parte de su sistema tales como albaranes de compras, registros de calibración, etc*.

Nota*. Los más “viejos” del lugar recordarán la famosa distribución entre documentos, registros y “datos” que tantas “alegrías” nos díó a los consultores en las auditorías llevadas a cabo a finales del siglo pasado y principios del presente.

 

Más allá de los requisitos marcados por la versión de 2015 el control documental debe ser apropiado a los recursos y dinámica de trabajo de la organización.

Por un lado la sistemática seguida debe garantizar la identificación inequívoca de cualquiera de los documentos y registros editados así como de sus respectivas ediciones o versiones. Además siempre ha sido recomendable la existencia de un Listado o Registro de documentación en vigor de modo que se garantice la ordenación de los mismos.

Lógicamente el sistema debe garantizar el acceso (y conocimiento*) a la documentación por los cargos a la cual le son de aplicación. Antiguamente este punto se garantizaba por la edición de las copias necesarias del documento en cuestión y su entrega en los “puntos de uso”. 

En la actualidad y gracias a la informatización de los sistemas el acceso se efectúa de un modo informático con la consiguiente rapidez y ahorro de papel.

*Observación. Este aspecto entraría dentro de las políticas de formación y participación de los miembros de la empresa así como de la sistemática de comunicación de cambios existente.

 

Históricamente la “propiedad” de la documentación de los Sistemas de Gestión de Calidad ha correspondido al área de Calidad (Responsable o Dirección), actualmente su gestión se sigue manteniendo (por un tema organizativo) en dicho área pero la propiedad de los documentos ha pasado a cada una de las áreas o procesos de los sistemas que le son de aplicación y cuya participación se “ha incrementado” en la sistemática de generación y revisión de los documentos correspondientes*.

*Nota. En organizaciones de tipo medio se suele mantener la sistemática de tres firmas documentales: la de edición que generalmente corresponde al Responsable de Área o departamento, la de revisión por parte de la Dirección de Calidad y la de aprobación que generalmente se reserva a la propia Dirección de la empresa.

 

Actualmente la edición o revisión de los documentos suele conllevar la realización de reuniones para determinar cómo debe quedar la nueva edición. 

La versión final suele comunicarse por parte del área de Calidad generalmente vía informática.

El apartado de control de las versiones obsoletas o anuladas también se ha simplificado enormemente como consecuencia de la generación de la carpeta “informática” de anulados.

Sin embargo y aunque toda la informatización vivida ha supuesto un “salto adelante” en la Sistema de Gestión de Calidad y su control documental así como una mayor eficiencia en este proceso también ha conllevado a la necesidad de adaptación de las medidas informáticas en relación a la creación y gestión de copias de seguridad así como a la adopción de políticas de protección informática de modo que se eviten pérdidas de información*.

Nota*. Este proceso, a no pocas empresas, ha conllevado “sustos” por pérdidas de información como averías, ataques de virus, etc.

 

Reseñarse que también se han flexibilizado los tiempos de archivo de los documentos manteniéndose en muchos casos los tres años famosos (ampliados a cinco para soporte informático) de archivo y siendo más elevados para la información documentada de carácter legal.

Por último y desde mi punto de vista la redacción de los documentos se ha vuelto menos técnica y más práctica. Los procedimientos e instrucciones se diseñan para que tengan un carácter más formativo de modo que su empleo se “ha flexibilizado” y ampliado. Esto unido a la mayor participación del personal en su generación y a toda la dinámica de informatización vivida ha sido el verdadero cambio en la gestión de la información documentada en los Sistemas de Gestión de Calidad.

En esta ocasión no hay frase final. El artículo va en recuerdo de Baby, toda una "leona" durante 13 años. Un abrazo de todos los que te quieren y a los que tanta alegría has dado. 

  

Autor. José Daniel Blanco