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| La Revisión del Sistema en Calidad (I) |
El enfoque de entrada y salida confiere a la Revisión del Sistema una estructura de “doble vertiente” que lo asimila a un proceso de la empresa (y así generalmente se suele considerar):
En la parte de la entrada abarca dos líneas principales de trabajo:
- Se efectúa un análisis de los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la empresa abarcando proveedores/pedidos, información comercial (ofertas), conjunto y desarrollo de trabajos, encargos, etc., desviaciones detectadas y análisis de las mismas, información de clientes (valoraciones y reclamaciones u observaciones de los mismos), datos de formación y recursos humanos y evolución de la infraestructura y recursos materiales de la entidad. También se revisan el conjunto de acciones emprendidas y controladas durante el periodo analizado. El resumen conlleva el análisis, generalmente la evolución y grado de consecución, de las acciones de mejora y objetivos que se habían planteado en revisiones anteriores o a lo largo del año analizado.
- Se efectúa una revisión de los aspectos externos e internos (nueva vertiente de la nueva ISO 9001:20015) que pueden afectar a nuestra organización (mi recomendación es el empleo de una matriz DAFO con el fin de determinar nuestras fortalezas y debilidades internas así como las amenazas y oportunidades externas que pueden presentarse) así como los requisitos de las partes interesadas que influyen (o pueden tener influencia en el trabajo o servicio que desarrollamos). Todos estos aspectos (competencia, tecnología, capacidad de nuestros recursos, etc.), que serán particulares de cada entidad, deben ser analizados mediante un proceso de valoración de riesgos con el objeto de apoyar el planteamiento de acciones de mejora u objetivos empresariales.
Existe lógicamente un “proceso” o etapa intermedia de
análisis de los datos registrados (y de comprobación de la evolución de los aspectos externos e internos que afectan a nuestra organización) donde los valores recogidos por “actividades”
se relacionan con el resto de los procesos que conforman el Sistema de Gestión
y se comprueba su evolución a lo largo del año revisado así como con los
valores registrados en periodos precedentes. Esta “comprobación de tendencias y
control del acercamiento o incumplimento de valores de referencia actúa como
base para determinar las “futuras” actuaciones a adoptar por la empresa. Particularmente como consultor soy de
la opinión de efectuar reuniones trimestrales o cuatrimestrales (depende de la
empresa) donde se puede ir comprobando la evolución o desempeño de los procesos
de la entidad. De este modo se facilita también el control de las líneas de mejora y objetivos planteados por la organización y se tiene mayor capacidad
de “replanteo” de los mismos en el caso de considerarse necesario.
Por su lado la salida y siempre considerando los
valores e información analizada, conlleva a la organización a la planificación
de las actuaciones que prevee realizar la empresa para el siguiente periodo
anual, efectuándose entre otras acciones: las programaciones de las auditorías y la formación
prevista así como la renovaciones o entrada de infraestructura. También se
plantean las mejoras y los objetivos deseados para el siguiente año, marcando los tiempos, etapas, cargos implicados
y recursos necesarios para su consecución.
En este punto la nueva versión de la norma cobra especial relevancia el análisis para abordar los riesgos y oportunidades ("ahondando", desde mi punto de vista en una mayor agilidad estratégica) de cara al planteamiento de objetivos y actuaciones de mejora por parte de la organización cuyo objeto es el de potenciar los efectos deseados de las oportunidades que puedan presentarse y eliminar o al menos reducir las potenciales amenazas que "acechan" a la entidad (de ahí la relevancia que el análisis de riesgo cobra en la 9001:2015), "cobrando" prioridad de actuación aquellas situaciones cuyo análisis conlleve un riesgo elevado y apuntalando en cierta medida su resilencia estratégica.
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| La Revisión del Sistema en Calidad (II) |
Debe considerarse que como consecuencia del enfoque de
procesos de los Sistemas de Gestión el análisis efectuado en las Revisiones del
Sistema viene acompañado y apoyado por la evolución de los diferentes valores controlados en el cuadro de indicadores que la
entidad haya determinado para el control y gestión de sus procesos. La
información de la evolución de estos valores de regencia es fundamental como
información de la evolución de la empresa en el periodo analizado y por lo
tanto se considera como salida relevante en la Revisión el “replanteamiento” de
los indicadores y sus valores límites existentes así como la entrada o salida
de indicadores de cara al siguiente periodo anual.
Observación. La evolución del Sistema de Gestión de una empresa en el tiempo
suele tener su reflejo en el histórico de su cuadro de indicadores, así valores
considerados relevantes en los primeros años van “desapareciendo” en años
siguientes al dejar de aportar valor a la organización. Por otro lado la
evolución de los sistemas como consecuencia de la inclusión de nuevas
actividades en el Sistema o la mayor profundización de los mismos como
consecuencia de una mayor integración de los mismos en las entidades suele
conllevar la entrada de nuevos valores a controlar.
La Revisión del Sistema se sitúa como un elemento muy
relevante en el Sistema de Gestión de Calidad de cualquier organización y forma parte del proceso de mejora y de innovación incremental en el que se basa un Sistema de Gestión de la Calidad. La
corrección de los datos analizados, la participación de todos los cargos con
responsabilidad en la empresa (las
Revisiones del Sistema se toman “prestada” –hasta cierto punto- la estructura
de los círculos de calidad aunque con un planteamiento más amplio
fomentando la participación de las diferentes áreas) y el “liderazgo” de la
Dirección deben equilibrar el resultado efectivo de la misma, delimitando y
programando claramente las futuras actuaciones de la entidad de un modo
ordenado y considerando toda la información relevante.
“El análisis de lo obvio exige una
mente muy fuera de lo común.”
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