La implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad en una organización sigue unos
parámetros sencillos que conllevan, en el caso de su correcto mantenimiento a
una sistemática de mejora continua, basado en las premisas de planificación,
realización, verificación y actuación (PDCA: plan, do, check y act) y aplicando los principios de la calidad que supone un beneficio a medio y largo
plazo para cualquier empresa.
Las fases a considerar en un proceso de implantación
podrían ser las siguientes:
- Revisión general del conjunto de procesos/departamentos
(que me perdonen los “puristas”) que conforman la organización. Dicha revisión
debe abarcar el “flujo de información” de las diferentes áreas así como el
conjunto de protocolos seguidos y documentación empleada. También debe
revisarse la “interrelación” existente entre los diferentes departamentos
(incluyendo el flujo de información y de los documentos reseñados) y
considerarse la estructura organizativa (el famoso “organigrama” de la empresa”).
- Realización
de acciones de trabajo para “parametrizar” como deben adaptarse los procesos
analizados en el punto anterior a los requisitos necesarios en un Sistema de
Gestión de la Calidad (ISO 9001,
EFQM, etc.) optimizando, en la medida de lo posible, los registros necesarios,
su información necesaria así como los Responsables de cada acción.
- Generación
de la documentación del Sistema: procedimientos,
instrucciones y manual que delimiten la forma de actuación “deseada” finalmente
por la organización para que su metodología de trabajo, en todos departamentos,
sigua las líneas previstas y determinadas tras el análisis y reuniones
anteriores.
- Proceso
de “puesta en marcha” por parte de los representantes de la Dirección del
Sistema marcado mediante la información a las diferentes áreas de la
organización y realización de las acciones formativas precisas y comprobación del uso de los registros
definidos así como del seguimiento de la documentación aprobada por la
Dirección en relación al Sistema de Gestión. Comienzo de la recogida de datos
de los diferentes procesos como paso previo al marcaje posterior de
indicadores, líneas de mejora y objetivos del Sistema. En esta fase se efectúan
las modificaciones y adecuaciones a los registros y documentos al comprobar su
ajuste en la empresa.
- Revisión general del conjunto de datos recogidos durante un periodo de tiempo suficientemente largo (generalmente un mínimo de
tres meses y siguiendo las directrices marcadas por la norma de referencia) con
objeto de marcar los indicadores de proceso (y sus límites correspondientes),
las líneas de mejora de la organización y los objetivos de la organización para
el próximo periodo (generalmente anual).
- Realización
de las Auditorías correspondientes,
tanto la Interna como la efectuada por una entidad externa para la
certificación y la adopción de las acciones de corrección y prevención
necesarias para ajustar el Sistema y corregir las desviaciones detectadas con
objeto de conseguir la certificación correspondiente.
A partir de la certificación el proceso se repite
continuamente entrando en el ciclo de mejora continua (salvo por la generación de la documentación y el análisis en
profundidad de los procesos de trabajo de la empresa) siendo alimentado el
sistema por los datos, de todas las partes interesadas, que (incluyendo los requisitos y opiniones de clientes y con objeto de ganar su fidelización) se van recogiendo y analizando lo cual conlleva
sucesivas adecuaciones documentales (las empresas no son estáticas en el
tiempo), comprobaciones periódicas de que se siguen los procesos marcados en el
Sistema de Gestión (especialmente en los primeros años), acciones formativas y
revisión periódica y general de los datos (generalmente al año) con objeto de
revisar indicadores, mejoras y objetivos de calidad, todo ello pasando por las
correspondientes auditorías (internas y de seguimiento/renovación) que comprueban
la corrección del Sistema de Gestión de Calidad.
En mi opinión como consultor el correcto análisis inicial donde se debe
contar con todos los responsables de área implicados (y en especial con la figura del Representante de Calidad), la fuerte implicación de
la Dirección de la empresa en la implantación del sistema junto con el
“suministro” de los recursos necesarios así como la realización de buenas
acciones formativas al personal, incluso apoyándonos en metodologías 5s o similares, exponiendo lo que se quiere conseguir y las
mejoras previstas son mejores ingredientes para una implantación y un
mantenimiento correcto de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad, no debe
olvidarse que el Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta interna de
cualquier entidad y su objetivo final es la mejora progresiva de la empresa en
el conjunto de procesos que la integran de un modo ordenado con la
participación de todos los integrantes de la misma.
"Aumentando la
calidad, aumenta la productividad, este hecho es bien conocido,...pero solo por
pocos privilegiados." W. E. Deming.
Autor: José Daniel Blanco Alonso
