El entorno VUCA

En el desarrollo de la gestión empresarial dos cuestiones cobran especial relevancia para cualquier toma de decisión: nuestro grado de comprensión de un asunto concreto y el nivel de conocimiento que podemos poseer del resultado futuro de nuestras acciones presentes. La consecución de estas dos premisas se vuelve más complicada cuando el contexto donde “se mueve” nuestra organización es más volátil, incierto, complejo y ambiguo que el conocido en el pasado.

Es un hecho que la agilidad, el cambio y la rapidez se han convertido en muchos sectores en parte esencial del trabajo desarrollado. La necesidad de adoptar decisiones estratégicas por parte de los líderes de las organizaciones sin tener todos los datos disponibles y en mercados cuyo cambio es una constante aparece en la segunda década del siglo XXI como una realidad empresarial.

El entorno VUCA* (formado por el acrónimo en inglés de los términos: Volatility, Uncertatinty, Complexity y Ambiguity) viene caracterizado la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad, marcando cada uno de estos cuatro factores un “escalón” a superar por parte de la organización en la toma de cualquier acción:

-      Volatilidad entendida como la elevación de las tareas y sus ritmos de realización así como los cambios que deben ser afrontados.

-       Incertidumbre que viene marcada por la poca previsión de las situaciones futuras, aspecto muy relacionado con los llamados cisnes negros o rinocerontes grises.

-      Complejidad, la cual abarca nuestra problemática para diferenciar entre la causa y el efecto de muchas de las situaciones analizadas.

-     Ambigüedad definida como una falta de precisión en la definición de cualquier aspecto de nuestra vida.

Observación*. El termino VUCA proviene de la década de los noventa y tiene su origen en la situación de incertidumbre y cambio surgida al final de la guerra fría, se trata de un concepto concebido en torno a una situación “de guerra” que se ha transferido al ámbito de la gestión empresarial.

Parece que la única “arma” efectiva para lidiar con este tipo de entorno es la gestión del conocimiento abarcando dicho concepto el desarrollo de las habilidades directas e indirectas necesarias en nuestro trabajo y sector e incluyendo una gran dosis de adaptabilidad y el desarrollo de habilidades que nos mantengan en permanente “unión” con nuestro sector y mercado (así como con los adyacentes) para vislumbrar tendencias de tal modo que podamos “predecir movimientos” del mismo. Desde esta base tres serían las consideraciones básicas a tener en cuenta:

-    La “obligación” de formación constante. La necesidad de conocer todo nuestro negocio (incluyendo también el de nuestros proveedores y colaboradores) especialmente su entorno y las opciones y amenazas de futuro que se van abriendo camino se convierte en una acción vital para mantener nuestro negocio “en la brecha”.

-      La necesidad de procesos sencillos. Los diversos procesos de trabajo deben ser diseñados (y ejecutados) de un modo simple y claro. Se deben evitar ambigüedades o falta de información relevante. Esta dinámica contribuye a la agilidad de nuestra organización a su trabajo en la búsqueda de la excelencia y mejora la posibilidad de adaptación de nuestros procesos ante necesidades de cambio*.

*Observación. Los que desarrollamos nuestra carrera profesional como consultores de negocio y en especial en el ámbito de la calidad sabemos por experiencia la dificultad que entraña la modificación de procesos en las organizaciones. Su delimitación “forzada” o “complicada” se convierte en una rémora para sus posteriores modificaciones y adaptaciones.

-    Un liderazgo efectivo. Puede considerarse el último “ingrediente” necesario de la triada reseñada. El cambio y su gestión es un factor de desestabilización en cualquier empresa por lo cual la existencia de un liderazgo resolutivo y con las ideas claras es una necesidad relevante para enfrentarnos a entornos de incertidumbre. Este liderazgo debe entenderse en todos los niveles de la empresa por lo cual la actuación y proactividad de los cargos intermedios como consecuencia de su conocimiento y su actuación de “bisagra” entre los diferentes niveles de la entidad, es un ingrediente indispensable para la gestión de entornos cambiantes.

La aplicación del “triángulo” anterior es un requisito esencial para la gestión de los entornos VUCA, la formación y capacitación de toda la organización es básica para “predecir” tendencias y gestionar correctamente la estrategia empresarial a medio y largo plazo, por otro lado el conocimiento y la existencia de procesos sencillos y adaptables facilita la adopción de cambios (“en la sencillez está la fuerza”) y por último una buena gestión del liderazgo es indispensable para armonizar y gestionar eficazmente todos los recursos de la organización (incluyendo los de nuestros colaboradores).

Merece una reseña Bob Johansen autor del libro “Los líderes hacen el futuro” que abordó la gestión de los entornos VUCA considerando un acrónimo similar:

-     Visión de futuro como antídoto para a la volatilidad e hiperconexión de las múltiples variables.

-     Entendimiento (understanding) o conocimiento para abordar las situaciones de incertidumbre (uncertainty) acompañado con comprensión y empatía.

-      Claridad y simplicidad como características para hacer frente a la complejidad. La excesiva burocracia, niveles y la “pesadez” de las actuaciones de las organizaciones se convierte en un tremendo lastre en la toma de decisiones.

-      Agilidad para superar la ambigüedad, en este caso nuestra capacidad para reaccionar ante los diferentes sucesos es más relevante que la propia planificación, en este punto modelos como el ciclo OODA son de gran utilidad para comprobar los diversos escenarios que pueden producirse.

Considerando los parámetros inherentes a los entornos VUCA paso a paso estamos comenzando a perfilar una serie de líneas maestras de actuación para su gestión con éxito así los líderes precisan de mantener su integridad como eje de actuación y autenticidad a pesar de los cambios, la búsqueda de nuevas ideas y perspectivas estando abierto a nuevos conceptos,  mantener la humildad como actitud proactiva ya que se dan muchas situaciones que desconocemos en nuestro día a día, definición (y mantenimiento) del propósito y la visión de la entidad como alma para su impulso, estar cómodos en la incertidumbre asumiendo que se está aprendiendo y creciendo, trabajar con nuestros grupos de interés que nos ayudan a conocer nuestro propio negocio y condicionarán en gran medida nuestra estrategia, ejercer la escucha activa pues se desconoce de donde va a salir la siguiente gran idea y por último debe mantenerse el foco en lo probable ya que cualquier suceso puede ocurrir*.

Nota*. Esto supone un fuerte desgaste en los líderes de la entidad. Los actuales sistemas basados en la valoración del riesgo (ej. UNE-EN ISO 9001:2015) enfocan su toma de decisiones en relación a lo probable que es lo que tiene más posibilidad de suceder (considerando además el impacto que ese suceso puede producir en la organización). 

Lógicamente los directivos y líderes de las organizaciones disponen de un tiempo limitado y abarcar todas las opciones y sus múltiples escenarios es una obra titánica, por ello y tal y como dice Simon Sinek “los líderes comen al final” ya que marcan la senda para el resto.

Básicamente se debe concluir que la dinámica del trabajo no ha variado en los últimos años aunque sí lo han hecho los procesos (rapidez de los mismos) y la necesidad de tomar decisiones, lo que ha provocado que el entorno VUCA esté presente en todas las facetas de nuestra vida desde la política hasta nuestro desarrollo personal/profesional pasando por la gestión de los recursos y las relaciones humanas. En los entornos cambiantes el liderazgo se encuentra relacionado con las oportunidades de mejora, el cumplimento de los objetivos y el apoyo y gestión correcta de sus recursos, todo ello manteniendo la visión de la organización que debe ser entendida por toda la organización con una palabras comunes que describan sus valores y ayuden a su puesta en práctica.

“El problema de nuestros tiempos es que el futuro ya no es lo que era.”

Paul Valéry escritor, filósofo y poeta francés (siglos XIX y XX)

Autor. Daniel Blanco