Servicios de consultoría, realización de auditorías y acciones formativas

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domingo, 2 de noviembre de 2014

Las Acciones Preventivas en los Sistemas de Gestión

Las Acciones Preventivas en los Sistemas de Gestión
Consideradas como una de las “herramientas” de mejora más potentes por la norma ISO 9001 en su actual versión (2008) su empleo y uso no se encuentra correctamente “explotado” en muchas organizaciones.

Aunque parece que pueden tener sus días contados como consecuencia de la revisión de la norma de referencia prevista para 2015 voy a tratar de “defender” su aplicación en las empresas con Sistemas de Gestión pues considero que la prevención forma parte de la filosofía de  los sistemas y especialmente de los mas evolucionados.

Teniendo en cuenta su definición como “conjunto de medidas adoptadas para la resolución de una desviación o no conformidad potencial” y entendiendo esta última como “un incumplimiento futuro o potencial de un requisito” a priori podríamos considerar que los consultores y/o Responsables de Gestión deberíamos tener dotes de “adivinos*” para:

1.      Determinar desviaciones o errores “futuros”.
2.      Resolver satisfactoriamente dicho fallos “potenciales”


*Nota. Empleo esta palabra pues en mis años de consultor y en las acciones formativas que he efectuado para la implantación de Sistemas en muchas ocasiones esta es la afirmación que me he encontrado más a menudo por parte de los Responsables de las empresas.


Sin embargo y teniendo en cuenta la cantidad de información que un Sistema de Gestión (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Energía, ……) suministra a la empresa por vías diferentes se pueden observar “situaciones” que pueden provocar “posibles” desviaciones y que abren la puerta a la adopción de acciones de prevención por parte de la organización.

Un resumen de las “pistas” que pueden llevarnos a emprender acciones preventivas es el siguiente:

-   “Mala” evolución de los Indicadores de proceso. Todos los Sistemas de Gestión tienen planteados una serie de ratios medibles con objeto de controlar sus actividades y procesos acompañados de unos valores máximos o mínimos permitidos por la Dirección para garantizar el desarrollo correcto de la actividad controlada (en muchos casos existe una “banda” de aceptación”). Por lo general el incumplimiento de los límites planteados conlleva la apertura de una Acción Correctiva, sin embargo muchas empresas no emprenden acciones preventivas al acercarse los datos recogidos progresivamente a los límites o umbrales marcados en los valores controlados.

-        Planteamiento de Objetivos o Líneas de Mejora. La determinación de objetivos o actuaciones de mejora conlleva al estudio, por parte de la organización, de los recursos y necesidades necesarias para su logro así como los tiempos de realización de sus diversas etapas. Su análisis detallado se asemeja al Diagrama Causa-Efecto por el cual su “programación” correcta puede acompañarse (o incluso diseñarse) con una o varias Acciones Preventivas con objeto de evitar “desviaciones” en las etapas a ejecutar o metas definidas.

-    Observaciones de Auditoría. Por definición muchas de las observaciones recogidas en los informes de auditoría pueden considerarse “fallos” puntuales detectadas por el equipo auditor o conclusiones o apreciaciones que corresponden a situaciones del Sistema analizado que pueden “pulirse” o mejorarse (no deja de ser una valiosísima información externa que debe tenerse en cuenta). La revisión de estas observaciones y la consiguiente adopción de medidas (si es considerado oportuno por la empresa) abre la puerta para emprender diferentes Acciones Preventivas.

-     Información de clientes y trabajadores. Considerados por todos los “gurus” de la calidad como pilares fundamentales de cualquier Sistema de Gestión “sus observaciones” o más bien el análisis de sus opiniones abren una vía de estudio, mediante aplicación de Acciones Preventivas, para controlar posibles “desjustes” en nuestro trabajo y/o percepciones o impresiones “diferentes” de ambos actores principales de los sistemas. La gestión y creación de “canales” que recojan, analicen y trasladen esta información a la Dirección y a los cargos con responsabilidad es un elemento “indispensable” para cualquier empresa que pretenda mejorar y garantizar su adaptación a los requisitos del cliente teniendo en cuenta el personal que desarrolla los trabajos en la entidad y se encuentra directamente relacionado con el cliente.

-        La evolución de la empresa en “su entorno”**. Aquí entrarían en juego los datos relacionados con la evolución de la competencia, opiniones de partes interesadas (mas allá de trabajadores y clientes), tendencias de nuestro sector o negocio, etc. Este conjunto de información deberá ser tenida por la empresa con objeto de su propia “subsistencia” como organización marcando en muchas ocasiones las líneas generales de actuación a medio y largo plazo. Estos datos se enlazarían con la programación de líneas de mejora y la posibilidad de adopción de medidas de anticipación por medio de Acciones Preventivas.


**Nota. Tal vez se trate de una sistemática más desarrollada en el modelo EFQM. pero que entra de lleno en los requisitos definidos en la nueva ISO 9001:2015 donde ha desaparecido el término de acción preventiva sustituyéndolo por un análisis global de riesgos y su consideración en el conjunto de actuaciones de la entidad.


Desde mi experiencia como consultor las entidades con bueno sistemas de gestión implantados mantiene un elevado número de acciones preventivas en seguimiento siendo, generalmente, su ratio en relación con las acciones correctivas emprendidas normalmente elevado. La prevención de los errores es un punto necesario para la mejora continua de los Sistemas de Gestión (se debe recoerdar su tránsito desde el Aseguramiento a la Gestión) y su correcta aplicación conlleva una mayor eficacia en las actuaciones de las empresas al quedar demostrado que los costes de la prevención son inferiores a los de la corrección.

“Excava un pozo antes de que tengas sed.”
Proverbio chino