El control de proveedores en las empresas

El control de proveedores
en las empresas

Requisito imprescindible tanto en los Sistemas de Calidad como en los de Medio Ambiente representa un pilar indispensable en todas las organizaciones con independencia de tener o no implantado un Sistema de Gestión.

Recogido como uno de los 8 principios de lacalidad (parece que actualmente se están revisando para dejarlos en 7) y considerado en todos las sistemáticas (ISO 9001, modelo EFQM, ISO 14001, etc.) se plantea como una “directriz” de “integración” de la actuación de nuestros proveedores con objeto de su “alineación” con la metodología de trabajo de nuestra empresa con el objetivo final de mejora nuestro servicio a los clientes.

Particularmente la ISO 9001 “nos obliga” a determinar una líneas de evaluación y “reevaluación” de nuestros proveedores con el fin de controlar en nuestro sistema el desarrollo de su trabajo.

Por su parte el modelo EFQM sitúa los proveedores como actores interesados (agente facilitador) a considerar en nuestra prestación de servicio “llamando” a su colaboración y trabajo conjunto en aras de la mejora continua.

Por su lado la ISO 14001 impone una serie de condicionantes ambientales (y normativos/legales) que deben ser tendidos en cuenta para la condición de “proveedor homologado” en nuestra organización*.

Observación*. Es de mencionar que Harrington también considera a los proveedores claves en la mejora de los procesos en la empresa y que Porter en sus Cinco Fuerzas los considera como factor relevante para la implantación de cualquier estrategia empresarial exitosa.

Tradicionalmente el control y evaluación de los proveedores de una entidad se suele diferenciar considerando si trata de un proveedor de artículos o de servicios. En el primer caso su control se encuentra directamente relacionado con la “calidad” y el número de sus entregas. Por otro lado los proveedores de servicios suelen ser “vigilados” en función del tiempo de trabajo y el grado de cumplimento de las especificaciones acordadas con ellos por parte de nuestra organización.

Mención aparte se suele hacer con los subcontratistas* pues su trabajo se encuentra “a caballo” entre la prestación de servicio y el control de proveedores y lógicamente deben ser “controlados” por ambas “vías” ya que su trabajo suele incidir directamente en nuestro cliente.

Nota*. El control detallado de los subcontratistas fue uno de los “regalos“ de la versión de 2008 de la ISO 9001. Desde mi punto de vista fue necesario como consecuencia del tremendo “coladero” que tenía el control de este tipo de proveedores en la versión de 2000 pues se daba el caso de empresas acreditadas en áreas donde el trabajo era desarrollado por un proveedor y únicamente se le controlaba como tal.

Centrándonos en la sistemática de evaluación de los proveedores las empresas determinan una serie de criterios que aquellos deben “cumplir” para convertirse en “proveedores homologados”. Dichos “requisitos variarán o se adaptarán al tipo de proveedor y/o al tipo de producto o servicio desarrollado, pudiendo ir desde una serie de “pedidos de prueba” donde únicamente se analiza la “fiabilidad” del proveedor hasta el control en el cumplimento de una serie de requisitos técnicos del proveedor o producto que suministra incluyendo en algunas ocasiones certificaciones o normativas exigibles o “recomendables”.

Por otro lado la “reevaluación” de proveedores suele incluir y valorar la secuencia “histórica” del trabajo del proveedor en relación a nuestra empresa teniendo en cuenta criterios relacionados con el número y gravedad de los fallos (así como la efectividad en su resolución), nivel de cumplimiento con los requisitos establecidos y pactados y servicio de atención post-venta, opiniones de clientes (muy relevantes en el control de subcontratistas) y mantenimientos de certificados o registros normativos/legales (muy relevante en medio ambiente), entre otros**.

Nota**. Muchas entidades amplían estos aspectos de control a puntos como la antigüedad del proveedor o criterios económicos o de facturación. En mi opinión estos puntos “desvirtúan” en cierto modo la “reevaluación” de los proveedores.

El diseño por parte de las empresas de dinámicas de trabajo donde se compruebe la “agilidad” y capacidad de nuestros proveedores (que en muchos casos viene apoyada por la realización periódica de una auditoría en las instalaciones del proveedor) para corresponder a nuestras demandas (las cuales deben ser realistas) determina una potente herramienta de trabajo “vital” para cualquier entidad y más considerando la tendencia hacia los modelos empresariales tipo trébol definidos en los últimos años. Las reuniones periódicas con nuestros proveedores más importantes marcan la pauta y la “oportunidad” de integrar de un modo correcto (aceptando las posibles modificaciones o mejoras que se puedan presentar) a nuestros proveedores en la visión y línea de trabajo de nuestro negocio obligándonos a ir más allá de las palabras.

Un ejemplo muy práctico lo representamos los que nos dedicamos a la consultoría ya que si tenemos claros los objetivos del cliente así como los recursos y tiempos que puede dedicar podemos “trazar” el modo más eficaz y productivo de desarrollar nuestros servicios.

“Finalmente todo se conecta: personas, ideas, objetos. La calidad de las conexiones es la clave para la calidad en sí.”

Charles Eames. Arquitecto, diseñador y director de cine estadounidense.

Autor: José Daniel Blanco Alonso