Los Controles Internos Financieros como Pilar de la Gestión de Calidad

Por Armando Balbín, CPA

Introducción

En toda organización que aspire a la excelencia, la calidad no puede limitarse únicamente a los procesos productivos o de servicios. La calidad de la información financiera es también un componente esencial de la gestión, ya que sin datos confiables ninguna decisión empresarial puede ser verdaderamente sólida. Como auditor externo de estados financieros, he comprobado que los controles internos financieros son mucho más que una exigencia contable: son una herramienta de gestión que fortalece la transparencia, la eficiencia y la calidad global de una empresa.

Control Interno Financiero y Sistema de Gestión de la Calidad. Un control interno financiero consiste en el conjunto de políticas y procedimientos diseñados para proteger los activos, garantizar la razonabilidad de los estados financieros y asegurar el cumplimiento de las leyes aplicables. Por su arte, un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) busca mejorar continuamente los procesos, reducir errores y aumentar la satisfacción del cliente.

Aunque surgen de campos distintos, ambos comparten principios fundamentales:

·        Documentación clara y verificable.

·        Definición de responsabilidades.

·        Supervisión y aprobación.

·        Mejora continua basada en la evidencia.

Cuando estos sistemas se integran, la organización alcanza un nivel superior de coherencia y control.

 

Interrelación entre la Calidad y el Control Financiero

La gestión de calidad depende de información exacta, oportuna y verificable. El control interno financiero proporciona esa base de confianza, porque asegura que los registros contables reflejen la realidad económica de la empresa.

-      Sistema de Gestión de la Calidad.

-      Control Interno Financiero.

-      Procedimientos documentados.

-      Políticas contables escritas.

-      Control de procesos.

-      Segregación de funciones.

-      Registros de no conformidades.

-      Registros de errores contables y conciliaciones.

-      Auditoría de Calidad.

-      Auditoría financiera interna o externa

-      Mejora continua.

-      Revisión periódica de políticas contables.

Esta relación demuestra que la calidad organizacional y la calidad financiera son inseparables: no se puede hablar de excelencia operativa si los informes financieros son inexactos, ni de información confiable si los procesos carecen de disciplina y control.

Ejemplo práctico: “Quién Hace Qué”

Durante mis años como auditor externo en la ciudad de Nueva York, diseñé una hoja de trabajo que titulé “Who Does What” (en español, “Quién Hace Qué”). El propósito era identificar, en una sola página, todas las funciones clave de la empresa, señalando quién ejecuta cada tarea, quién la revisa y quién la aprueba.

Este simple formato permitía visualizar:

-      Dónde existían funciones duplicadas o conflictos de interés.

-      Qué tareas carecían de supervisión o control independiente.

-      Y si los procedimientos contaban con la aprobación final de un responsable autorizado.

Con el tiempo comprobé que esta herramienta no solo fortalecía los controles internos financieros, sino que también se convertía en un instrumento de gestión de calidad. Definir claramente quién hace qué fomentaba la responsabilidad individual, la trazabilidad de cada proceso y la transparencia en los resultados, tres principios esenciales tanto para la contabilidad como para la gestión de calidad.

 

Beneficios de Integrar la Calidad con el Control Financiero

Una empresa que armoniza sus controles financieros con su sistema de calidad obtiene ventajas concretas:

-      Mayor confiabilidad en la información utilizada para la toma de decisiones.

-      Reducción de riesgos de errores materiales o fraudes.

-      Cultura organizacional más responsable y participativa.

-      Confianza reforzada ante inversionistas, auditores, entes reguladores y clientes.

Ambos sistemas se retroalimentan: la calidad proporciona disciplina y orden a los procesos contables, mientras que el control interno financiero aporta medición, evidencia y trazabilidad a la gestión de calidad.

Conclusión

La verdadera calidad empresarial no se limita al producto o servicio que llega al cliente; también debe reflejarse en la solidez de la información financiera que la respalda. Integrar los controles internos financieros dentro del sistema de gestión de la calidad permite lograr una organización más confiable, eficiente y sostenible.

“La claridad sobre quién hace qué no solo evita errores, sino que también crea una cultura de orden y responsabilidad: el verdadero fundamento de la calidad empresarial.”

Nota*. Este artículo ha sido escrito por un buen compañero Armando Balbín y vincula claramente la gestión de la calidad con el control financiero en las organizaciones, siendo ambos aspectos como dos caras de la misma moneda. En muchas ocasiones los consultores de calidad "olvidamos" este enfoque en nuestro trabajo cuando constituye una pieza fundamental de cualquier empresa. Mi enorme agradecimiento por su colaboración en este blog y un fuerte abrazo en la distancia.

El Análisis PEST

Análisis PEST (I)

Se trata de una herramienta estratégica que identifica los factores del entorno de nuestra organización y que pueden afectar en su desarrollo y posicionamiento estratégico. 

El análisis abarca condicionantes políticos, económicos, sociales y tecnológicos* y muchos de los que trabajamos como consultores de calidad lo empleamos como herramienta para analizar elementos de entrada en las Revisiones del Sistema.

Observación*. En la actualidad una de sus ampliaciones más conocidas es la variante PESTLE donde además se analizan los factores Legales (aunque muchos los consideran dentro de los factores Políticos) y Ecológicos.

Su “embrión” se sitúa en el año 1968 cuando los teóricos Liam Fahey y V. K. Narayanan publicaron su ensayo “Análisis macro-ambiental en gestión estratégica” que con el paso de los años se convertiría en la herramienta PEST.

Su aplicación tradicional se suele efectuar tanto con el Modelo de las Cinco Fuerzas de Porter como con un análisis DAFO de modo la determinación y evaluación de las “variables externas” ayudan a marcar las amenazas y oportunidades que pueden determinar el desempeño de cualquier entidad, especialmente en entornos cambiantes. Por otro lado suele interrelacionarse con el análisis de partes interesadas puediendo ofrecer alternativas al empleo de las 4Ps del marketing mix y siendo parte relevante para la realización tanto de análisis de riesgos y oportunidades como de análisis de escenarios.

Nota*. También puede ser considerado en combinación con la Matriz de Boston o la Matriz de McKinsey principalmente en organizaciones con varias líneas o unidades de negocio.

El modelo PEST se centra en aquellos elementos que configuran el entorno donde se desarrollan y actúan las organizaciones, delimitando el conjunto de factores que no dependen directamente de las entidades pero que se encuentran marcados por el contexto.

Los cuatro parámetros analizados son los siguientes:

Políticos (y legales)

Delimitan aquellos factores relacionados con la legislación y normativa de un determinado gobierno, influyen desde la legislación local de un determinado ayuntamiento, hasta la de una región (Comunidades Autónomas en el caso de España) y la legislación nacional sin olvidar entidades supranacionales como puede ser (y con bastante importancia en nuestro caso) de la legislación europea. Tiene elevada influencia de cara a tasas, impuestos, legislación y requisitos de prevención y ambientales, regulación del comercio y por supuesto aspectos relacionados con la estabilidad y seguridad empresarial.

Económicos

Aspectos relativos a la economía y que afectan al mercado en su conjunto. Considera aspectos como ciclos económicos, evolución del PIB, tipos de interés, nivel de desarrollo, etc. Su importancia es determinante tal y como hemos podido comprobar en los últimos años con la situación de crisis mundial vivida. En este punto debe resaltarse la gran influencia que tienen las previsiones económicas cuya relevancia influye de una manera determinante tanto en comportamiento de los consumidores como en la planificación de las inversiones empresariales. Es de reseñar que no en pocas ocasiones este tipo de aspectos suelen derivarse de los parámetros políticos.

Socio-culturales

Hace referencia a la configuración (preferencias, hábitos y gustos) de todos los participantes en el mercado así como de su grado de influencia. Características como la evolución demográfica (las diferencias entre sociedades “jóvenes” y “envejecidas” determinan sus necesidades), distribución de la renta (la existencia de una clase media fuerte se considera como elemento fundamental para el desarrollo de cualquier economía), modificaciones en el estilo de vida (basta con observa nuestras preferencias y las de nuestros hijos), nivel educativo (puede ser uno de los aspectos con mayor relevancia en cualquier sociedad), etc. integran este factor. También se consideran y, con bastante peso, los patrones culturales y religiosos.

Tecnológicos

El Análisis PEST (II)

El estado del desarrollo tecnológico (y en muchas ocasiones más su posibilidad real de desarrollo) y su aporte a las actuaciones empresariales representa el cuarto parámetro a considerar. La inversión tanto de las administraciones como de las empresas privadas en investigación así como su velocidad de transmisión tienen una gran influencia en la capacidad y los recursos de cualquier organización. Comunicaciones, sistemas de transporte, desarrollo y empleo de aplicaciones a medida así como la gestión de gran cantidad de información son elementos indispensables para la optimización de los procesos de trabajo en las empresas así como de una mayor eficiencia en los trabajos que se desarrollan.

Entre las principales ventajas, independientemente de la naturaleza de la organización así como sus productos y/o servicios, se encuentran las siguientes:

-       Optimización de la labor de la dirección de la entidad. El conocer las influencias del entorno donde opera la entidad constituye un enorme ventaja de cara al liderazgo de la dirección así como el planteamiento de la estrategia a medio y largo plazo y el desarrollo de las actuaciones futuras por parte de la organización.

-       Actúa como herramienta de delimitación de riesgos. Tanto si la organización está apostando por entrar en nuevos mercados como acciones de ampliaciones de línea o simplemente comprobar su “actual” empuje en el mercado la determinación de factores adversos que deben tenerse en cuenta (debilidades y amenazas) constituye un aspecto indispensable para el desarrollo de los objetivos por parte de la empresa.

-       Mayor adaptabilidad. La consideración de la herramienta PEST como dinámica y dentro del ciclo de mejora continua de la entidad de modo que se pueda observar la evolución de los condicionantes externos ofrece a las empresas y evitar la llamada "Miopía del Marketing". Ofrece un punto de partida para la gestión de entornos variables (en mayor o menor medida) en los que opera. La necesidad de generar protocolos para la determinación y el análisis de los factores influyentes así como su control y evolución (incluyendo las decisiones adoptadas por la empresa) en un punto de partida para la gestión del cambio.

En resumen el análisis PEST se focaliza en el estudio de las fuerzas externas, correspondiente al entorno, que afectan o pueden influir en la organización comprobando la interrelación que existe entre ellos, siendo una "visión" muy empleada el emplear el bucle o ciclo ODDA de Boyd. En muchas ocasiones constituyen una "puerta de entrada" para el análisis de los llamados cisnes negros o rinocerontes grises. En definitiva el análisis de cambios políticos y legales, los aspectos económicos, las fuerzas sociales y la tecnología como fuerza impulsora ofrecen un punto de apoyo para que la organización afronte sus amenazas y gestione sus oportunidades y potenciales ventajas con una mayor seguridad de cara a su futuro.

“No puedo cambiar la dirección del viento, pero sí ajustar mis velas

para llegar siempre a mi destino.”

James B. Dean, actor estadounidense.

Autor: J. Daniel Blanco