El Análisis de Brechas (análisis GAP)

El llamado Análisis de Brechas corresponde a una de las más utilizadas herramientas estratégicas por parte de las organizaciones. 

Su planteamiento básico es la comparación de una situación actual con un escenario deseado de modo que tomemos conciencia de la distancia que separa ambos supuestos.

Su aplicación se ha extendido gracias a su enorme versatilidad pudiendo aplicarse a prácticamente todas las áreas de cualquier organización desde la gestión de ventas al planteamiento de objetivos empresariales así como al desarrollo de capacitaciones necesarias para los empleados, el lanzamiento de nuevos productos o servicios por parte de una entidad y, por supuesto en las dinámicas de implementación de sistemas de gestión de calidad.

Históricamente se han determinado para el análisis de brechas, varias fases para su aplicación:

En un primer lugar se debe determinar el estado actual en el que nos encontramos así como el estado deseado u objetivo. En este caso es preciso investigar y delimitar claramente, con la mayor información posible, ambos estados de modo que la organización sea consciente del punto de partida en el que se encuentra.  Este punto es básico para el comienzo de cualquier análisis de brechas (también conocido como análisis GAP por sus siglas en inglés) pues su correcta determinación nos guiará para conocer claramente “la brecha” que diferencia lo que tenemos y lo que deseamos. En este punto se suelen efectuar reuniones con las personas implicadas en el aspecto analizado para comprobar y revisar todos los puntos de vista y aspectos que pueden influir tanto en la situación existente como en la deseada.

Como segundo punto y asociado a la determinación de la brecha en entre ambas situaciones se debe efectuar un análisis tanto de los factores como de los motivos que las “diferencian”. En este punto los análisis causa-efecto u herramientas similares suelen ser empleados para comprobar, desde diferentes puntos de vista, y determinar que opciones tiene la organización para conseguir alcanzar la situación deseada. La importancia de este paso no es menor pues la correcta determinación de las causas y situaciones que nos sitúan en la fase actual actúan como punto de partida sirven como base para la determinación de las actuaciones correspondientes con objeto de “subsanar” y planificar correctamente los diferentes pasos a adoptar y la estrategia correspondiente para situarnos en el estado deseado.

La etapa siguiente corresponde de un modo lógico a la delimitación de las diferentes actuaciones a adoptar para alcanzar la situación deseada. También en este punto la dinámica de análisis de brechas “tira” de otras herramientas estratégicas tales como el planteamiento de objetivos SMART. 

Una vez que la empresa ha delimitado los diferentes motivos que separan ambos estados se procede a planificar el conjunto de actuaciones a llevar a cabo para “superar la brecha”. 

En este punto entra en juego tanto la programación temporal de las acciones a llevar a cabo como la delimitación de los recursos (humanos, formativas, relacionados con la infraestructura, económicos, etc.) que deben ponerse en juego para conseguir situarnos en el escenario deseado.

El proceso exige también un conjunto de controles periódicos para verificar los diferentes hitos marcados en la programación de acciones delimitada con objeto de corregir o reforzar ciertas medidas adoptadas en aras de la consecución del escenario deseado.

Los que trabajamos como consultores implementado sistemas de gestión de calidad, en muchas ocasiones solemos emplear el análisis de brechas de modo que comparamos, en una revisión inicial, la situación de la organización en relación a los diferentes puntos marcados por la norma de referencia. En este punto observamos que aspectos de la organización cumplen con los requisitos demandados, cuales precisan de alguna modificación y que puntos la organización no tiene organizados o contemplados en su metodología de trabajo y es necesario implementar. Esta metodología nos permite junto con los responsables de la empresa a diseñar un plan de actuación de modo que se efectúe la “introducción” de los parámetros de calidad de un modo ordenado y lógico, en beneficio de la organización.

Otro de los puntos donde su aplicación se hace más patente en consultoría es en el proceso de delimitación de los objetivos empresariales. Con la irrupción del planteamiento basado en riesgo los actuales sistemas de gestión tienen “la primera piedra” para delimitar los aspectos más relevantes en su dinámica de trabajo incluyendo la “valoración” de la relevancia de estos aspectos. Su integración el prácticamente lineal para la determinación de los posibles objetivos de la organización lo cual lleva implícito la comparación del estado actual como el estado deseado por parte de las empresas. La correspondiente programación de los objetivos conlleva la necesidad de delimitar recursos y mejoras asociadas para su consecución así como un “escenario” de control de la evolución en el tiempo de dichas acciones. Por ello su tremenda relevancia en la llamada Gestión por Objetivos.

En resumen el empleo del análisis de brechas es bastante común en las entidades, aunque en muchas ocasiones no lo denominemos con dicho nombre. Su empleo permite una versatilidad desde situaciones sencillas a aspectos más complicados y con un gran número de variables a considerar. Se considera, por tanto, una de las herramientas más empleadas en la estrategia empresarial.

 

“Todo lo que realmente nos pertenece es el tiempo; incluso el que no tiene nada más, lo posee.” Baltasar Gracián, escritor y jesuita español del siglo XVII.

Autor. J. Daniel Blanco