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| Las Funciones de del Management (I) |
Desde el papel de “guía” de
los esfuerzos de la organización el management* siempre ha intentado la mejora
de la relación entre las diversas áreas de la empresa así como los vínculos de
la misma con sus diversas partes interesadas.
Observación*. El concepto de management
puede traducirse como administración, dirección o gestión, Técnicamente se
puede considerar como la administración o gestión de todas las actividades
asignadas por la división del trabajo dentro de una organización. El origen del
“management moderno” se sitúa a finales del siglo XX cuando muchas organizaciones
necesitaron mayor flexibilidad para aprovechar sus recursos precisando que los
líderes fueran más allá de las juntas directivas y abarcasen toda la estructura de las
entidades.
Por otro lado el management
se encuentra directamente vinculado con la estrategia de la entidad en la medida que
depende por un lado de la propia estructura de la organización y por otro en
los objetivos
planteados por ella, especialmente en el medio y largo plazo.
Ambos puntos anteriores nos
llevan a que el management presenta características de adaptabilidad al
contexto empresarial conduciendo los “esfuerzos” de la organización para su
adaptación a los posibles cambios. Por otro lado mantiene por otro lado una serie de
“funciones” que en prácticamente todos los casos debe cubrir:
Dirección de la organización (o del área/departamento)
Representa las actuaciones
de la alta dirección en línea para la determinación y el cumplimento la estrategia de la entidad que
generalmente se encuentra desarrollada en sus objetivos y metas y conlleva una
gestión y organización de recursos y control de evolución de los hitos correspondientes.
Esta gestión debe efectuarse en concordancia con el “espíritu” de la empresa.
La programación de los
objetivos y mejoras en las organizaciones demanda la delimitación
correspondiente de las etapas y medios necesarios para su consecución. Este punto es especialmente relevante en el medio y largo plazo pues prepara a las organizaciones para aprovechar las
oportunidades del mercado y evitar o al menos minimizar los riesgos que puedan
afectar a la entidad.
Organización de la empresa
Aquí entraría la administración
del conjunto de la organización, su funcionamiento y su gestión considerando el corto, medio y largo plazo y buscando su excelencia. La entidad
demanda de orden así como de la generación de unos procedimientos formales de
trabajo que detallen claramente las responsabilidades y determinen claramente
el organigrama de la entidad.
Asignación de recursos
Puede considerarse como uno
de los aspectos más relevantes a considerar, teniendo en cuenta que en la
mayoría de las ocasiones los recursos, tanto humanos como materiales, tienen un
carácter limitado. Su
asignación demanda actuar con eficiencia para cumplir con los objetivos de
la organización maximizando el empleo de los mismos.
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| Las Funciones de del Management (II) |
Debemos considerar que como
recursos en pleno siglo XXI se deben considerar aspectos tales como el conocimiento,
la información (y su accesibilidad) y
la capacitación además de toda aquella infraestructura y medios materiales
necesarios para la realización de los trabajos. Por otro lado no debemos
olvidar la posibilidad de acceso a “recursos” de proveedores o colaboradores externos que pueden ser de gran importancia en la empresa.
Actuaciones de control
El “funcionamiento” de la
organización y su trabajo según los procesos establecidos demanda un
seguimiento y control por parte de la Dirección de modo que se garantice el
correcto desarrollo de las actividades llevadas a cabo por la empresa. El trabajo debe efectuarse con orden y priorizando tareas (ver Matriz de Eisenhower).
El “control” desde el punto
de vista del management supone evitar problemas relevantes y delimitar, y en su
caso, anticipar soluciones a
desviaciones que sucedan o puedan llegar a producirse. La revisión periódica de
indicadores de proceso (en muchos casos definidos como un Cuadro de Mando y optimizando el tiempo de administración mediante la Gestión por Excepción) y las
realizaciones de auditorías entran dentro de los parámetros de control que
muchas entidades determinan siendo de especial relevancia para la delimitación
de acciones de corrección y prevención al determinar y focalizar la causa raíz
de los problemas.
Liderar al capital humano
Se puede considerar la habilidad “blanda”
más relevante a considerar por parte de la Dirección. La definición de los
objetivos y la “distribución” de recursos plantean cambios en la organización que deben ser asumidos por parte del personal de la empresa. La participación en el desarrollo de
estas actuaciones y así como la necesidad de guía y motivación por parte de la
Dirección son requisitos ineludibles que un buen liderazgo debe saber gestionar.
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| Las Funciones de del Management (III) |
Debe reseñarse que el
management también ha sufrido su evolución
en los últimos años, así desde el llamado management 1.0 (o clásico) del siglo
XX* se ha evolucionado al llamado management 2.0 donde a raíz de la irrupción
de internet/telecomunicaciones la entrada de nuevos perfiles en las
organizaciones han “redefinido” las funciones existentes por lo cual se ha
precisado la ampliación del área de trabajo de los líderes de las entidades y
modificando la dinámica de gestión desde el poder más centralizado hacia el
trabajo más de consenso, especialmente en las tareas diarias. Por otro lado el
“último” salto corresponden al llamado management 3.0 donde la jerarquía
piramidal de las entidades se “difumina” trasladándose a una gestión en red
como consecuencia de la integración de colaboradores y proveedores en el
trabajo diario así como la necesidad de agilización del trabajo por proyectos y
la mayor responsabilidad, y aporte, de los trabajadores.
Nota*. Debemos recordar los
modelos clásicos de Taylor en Estados Unidos
y Henry Fayol en Francia a principios del
siglo XX.
No debe olvidarse que el
management tiene a la persona
como centro de su trabajo siendo su misión última que la gente trabaje en aras
de una eficacia conjunta de modo que sus puntos fuertes beneficien a toda la entidad y
sus debilidades se transformen en irrelevantes. Valores compartidos y objetivos
simples y claros son ingredientes básicos del management.
Más allá de las funciones “clásicas”
debemos tener en cuenta las tres funciones principales consideradas por Drucker, a saber: definir la misión
de la organización orientándonos hacia el “exterior” de la misma: mercados, clientes y competidores y observar y analizar riesgos y oportunidades, plantear objetivos y adoptar decisiones para su control y
cumplimiento que irán encaminadas a aprovechar las oportunidades detectadas y
multiplicar nuestras fortalezas y por último hacer
partícipe al personal de la misión, los objetivos y las actuaciones
determinadas mediante un liderazgo responsable y participativo.
En definitiva y como
conclusión la función del management se sitúa en conseguir la actuación conjunta y eficaz del
personal y los recursos de una organización hacia los objetivos y proyectos propuestos
dentro de los valores comunes, bajo una estructura adecuada al propósito de la
empresa y ejecutando actuaciones de formación, capacitación, desarrollo y
renovación y mejora de infraestructura y procesos que sean necesarios para la
eficacia y respuesta al cambio.
“La tarea fundamental del Management sigue siendo la misma: hacer que las
personas puedan ser capaces de desarrollar una acción conjunta al darles
objetivos comunes, la estructura correcta y el continuo adiestramiento y
desarrollo que precisan para alcanzar resultados y enfrentarse al cambio”.
Peter
F. Drucker, consultor y experto en gestión empresarial austriaco
Autor:
J. Daniel Blanco