De
acuerdo a la guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge),
un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.
Sus características generales son: que deben intentar dar una solución a un problema (cubrir una necesidad), es temporal, es único en el tiempo y no repetible bajo las mismas circunstancias, conlleva incertidumbre y consume recursos (tiempo, dinero, materiales y trabajo).
En los proyectos de ingeniería & construcción, el contratista normalmente ejecuta la etapa de Factibilidad con Ingeniería Básica, y la etapa de Ejecución con Ingeniería de Detalles, compra equipos y materiales representando al dueño, llama a propuestas y administra la construcción, hace la puesta en marcha capacitando a los operadores del dueño y entrega las instalaciones a través del comisionamiento y de su puesta en marcha.
Estos proyectos también se pueden hacer con el sistema “vía rápida“ (fast track), que consiste en ejecutar en forma paralela todas las actividades del proyecto que así lo permitan, y principalmente iniciar la construcción del proyecto cuando hay una avance del orden del 30 % de la ingeniería de detalles, con planos emitidos para construcción.
Por su parte la gestión de la calidad en un proyecto considera los procesos y actividades de la organización que ejecuta el proyecto y que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales se requiere implementar.
Además, el Sistema de Gestión de Calidad se desarrolla por medio de políticas y procedimientos, así como con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto, dichos procesos incluyen:
La planificación de la Calidad: es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. Las entradas de éste proceso son entre otras: factores ambientales de la empresa (regulaciones gubernamentales, normas y guías especificas del área de aplicación), activos de los procesos de organización (políticas, procedimientos y guías de la calidad de la organización, bases de datos históricas y experiencias de proyectos anteriores específicos del área de aplicación) y enunciado del alcance del proyecto (documenta los principales productos entregables del proyecto, los objetivos del proyecto, útiles para la especificación de requisitos).
El Aseguramiento de Calidad: delimita el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. Entre las entradas de este proceso se tienen: información sobre el rendimiento del trabajo que abarca además las medidas de rendimiento técnico, el estado de los productos entregables del proyecto, las acciones correctivas necesarias y los informes de rendimiento. Como herramientas y técnicas usadas en el proceso podríamos rescatar, auditorias de calidad que consiste en una revisión estructurada e independiente para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, procesos y procedimientos propios de la organización.
El Control de
Calidad:
abarca el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la
ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios. Dicho
control de calidad se realiza principalmente a través del Plan de Inspección y
Ensayos, aplicado a los procesos de ingeniería, adquisiciones, contratos y
construcción.
Los Sistemas de Gestión de Calidad aplicados a un proyecto se rigen mediante el llamado Plan de Calidad. Se trata de un documento que se complementa con el Manual de Procedimientos del Proyecto y sirve como guía para monitorear y asegurar que el proyecto se ejecute de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Para que este documento sea realmente
eficaz, debe contemplar el diseño e implementación de los siguientes aspectos
claves:
- Las funciones y responsabilidades específicas de los líderes de las áreas funcionales del proyecto respecto al Plan de Calidad del mismo.
- Plan de inducción o capacitación al personal que participa en el proyecto, para difundir el alcance y contenidos del Plan, así como los procedimientos y registros /protocolos de calidad que requieren usarse en los procesos donde se encuentran involucrados.
- Metodología a usar para asegurar la calidad de los contratistas y subcontratistas (proveedores) que participan en los procesos de ingeniería, adquisiciones y construcción.
- Metodología para resolver desviaciones y/o no conformidades encontradas en forma interna, por reclamos del cliente u otras fuentes.
- Se deben incluir indicadores duros para conectar la calidad con la gestión del proyecto y el éxito del negocio (cuadro de mando para el proyecto).
- Plan de auditorías técnicas y de gestión, para asegurar la calidad técnica de los entregables, el cumplimiento de la Norma ISO 9001, la Norma ISO 10005 y/o el sistema de gestión de calidad propio del ejecutante de proyecto.
- Incorporación de las lecciones aprendidas en proyectos similares.
- Medición continua de la satisfacción del cliente con los entregables generados para el proyecto (planos y documentos técnicos, modelos 3D,partidas de obras), así como con la calidad integral de los servicios, y
- Finalmente, hay que considerar métodos de medición de procesos, análisis de datos y generación de soluciones que permitan mejorar y optimizar los procesos del proyecto.
En resumen, el Plan
de Calidad del Proyecto debe ser diseñado e implementado considerando al
alcance, la complejidad y los requerimientos del proyecto. Algunos síntomas de
que el Plan no está funcionando bien, son los siguientes: cambios continuos en
el alcance del proyecto, requisitos del cliente / partes interesadas (stakeholders)
mal definidos, información deficiente o insuficiente para los diseños de
ingeniería o para la obras de construcción, cambios en los recursos
presupuestados (materiales, personal, equipamiento, etc.), quejas o
reclamaciones de clientes en reuniones de coordinación y avance del proyecto, estrés y
tensión causada por los cambios y continuos errores en la emisión de los
entregables de ingeniería (planos y documentos técnicos) o en las partidas de
las obras de construcción.
¿Cómo ha sido tu experiencia en el manejo de Planes de Calidad para los proyectos en los que has intervenido?
Sady Enrique Maureria F.
Ingeniero Civil Mecánico, Universidad de
Chile y Máster en Sistemas Integrados de Gestión, Universidad Europea del
Atlántico.
