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| Las Acciones Preventivas en los Sistemas de Gestión |
Consideradas como una de las “herramientas” de mejora más
potentes por la norma ISO 9001 en su actual versión (2008) su empleo y uso no
se encuentra correctamente “explotado” en muchas organizaciones.
Aunque parece que pueden tener sus días contados como
consecuencia de la revisión de la norma de referencia prevista para 2015 voy a
tratar de “defender” su aplicación en las empresas con Sistemas de Gestión pues
considero que la prevención forma parte de la filosofía de los sistemas y especialmente de los mas evolucionados.
Teniendo en cuenta su definición como “conjunto de medidas
adoptadas para la resolución de una desviación o no conformidad potencial” y
entendiendo esta última como “un incumplimiento futuro o potencial de un
requisito” a priori podríamos considerar que los consultores y/o Responsables
de Gestión deberíamos tener dotes de “adivinos*” para:
1. Determinar desviaciones o errores
“futuros”.
2. Resolver satisfactoriamente dicho
fallos “potenciales”
*Nota. Empleo esta palabra pues en mis años de consultor y en las
acciones formativas que he efectuado para la implantación de Sistemas en muchas
ocasiones esta es la afirmación que me he encontrado más a menudo por parte de
los Responsables de las empresas.
Sin embargo y teniendo en cuenta la cantidad de
información que un Sistema de Gestión (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad,
Energía, ……) suministra a la empresa por vías diferentes se pueden observar
“situaciones” que pueden provocar “posibles” desviaciones y que abren la puerta
a la adopción de acciones de prevención por parte de la organización.
Un resumen de las “pistas” que pueden llevarnos a
emprender acciones preventivas es el siguiente:
- “Mala” evolución de los Indicadores de proceso. Todos los Sistemas de Gestión tienen planteados una serie de ratios
medibles con objeto de controlar sus actividades y procesos acompañados de unos
valores máximos o mínimos permitidos por la Dirección para garantizar el
desarrollo correcto de la actividad controlada (en muchos casos existe una
“banda” de aceptación”). Por lo general el incumplimiento de los límites
planteados conlleva la apertura de una Acción Correctiva, sin embargo muchas
empresas no emprenden acciones preventivas al acercarse los datos recogidos
progresivamente a los límites o umbrales marcados en los valores controlados.
- Planteamiento de Objetivos o Líneas de Mejora. La determinación de objetivos o
actuaciones de mejora conlleva al estudio, por parte de la organización, de los
recursos y necesidades necesarias para su logro así como los tiempos de
realización de sus diversas etapas. Su análisis detallado se asemeja al Diagrama Causa-Efecto por el cual su “programación” correcta puede acompañarse
(o incluso diseñarse) con una o varias Acciones Preventivas con objeto de
evitar “desviaciones” en las etapas a ejecutar o metas definidas.
- Observaciones de Auditoría. Por definición muchas de las
observaciones recogidas en los informes de auditoría pueden considerarse
“fallos” puntuales detectadas por el equipo auditor o conclusiones o
apreciaciones que corresponden a situaciones del Sistema analizado que pueden “pulirse”
o mejorarse (no deja de ser una
valiosísima información externa que debe tenerse en cuenta). La revisión de
estas observaciones y la consiguiente adopción de medidas (si es considerado
oportuno por la empresa) abre la puerta para emprender diferentes Acciones
Preventivas.
- Información de clientes y trabajadores. Considerados por todos los
“gurus” de la calidad como pilares fundamentales de cualquier Sistema de
Gestión “sus observaciones” o más bien el análisis de sus opiniones abren una
vía de estudio, mediante aplicación de Acciones Preventivas, para controlar
posibles “desjustes” en nuestro trabajo y/o percepciones o impresiones “diferentes”
de ambos actores principales de los sistemas. La gestión y creación de
“canales” que recojan, analicen y trasladen esta información a la Dirección y a
los cargos con responsabilidad es un elemento “indispensable” para cualquier
empresa que pretenda mejorar y garantizar su adaptación a los requisitos del
cliente teniendo en cuenta el personal que desarrolla los trabajos en la
entidad y se encuentra directamente relacionado con el cliente.
- La evolución de la empresa en “su entorno”**. Aquí entrarían en juego los
datos relacionados con la evolución de la competencia, opiniones de partes
interesadas (mas allá de trabajadores y clientes), tendencias de nuestro sector
o negocio, etc. Este conjunto de información deberá ser tenida por la empresa
con objeto de su propia “subsistencia” como organización marcando en muchas
ocasiones las líneas generales de actuación a medio y largo plazo. Estos datos
se enlazarían con la programación de líneas de mejora y la posibilidad de
adopción de medidas de anticipación por medio de Acciones Preventivas.
**Nota. Tal vez se trate de una
sistemática más desarrollada en el modelo EFQM. pero que entra de lleno en los requisitos definidos en la nueva ISO 9001:2015 donde ha desaparecido el término de acción preventiva sustituyéndolo por un análisis global de riesgos y su consideración en el conjunto de actuaciones de la entidad.
Desde mi experiencia como consultor las entidades con
bueno sistemas de gestión implantados mantiene un elevado número de acciones
preventivas en seguimiento siendo, generalmente, su ratio en relación con las
acciones correctivas emprendidas normalmente elevado. La prevención de los
errores es un punto necesario para la mejora continua de los Sistemas de
Gestión (se debe recoerdar su tránsito desde el Aseguramiento a la Gestión) y su correcta aplicación conlleva una mayor eficacia en las actuaciones
de las empresas al quedar demostrado que los costes de la prevención
son inferiores a los de la corrección.
“Excava un pozo
antes de que tengas sed.”
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