El ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), también conocido como ciclo de Deming se trata de una metodología de mejora continua empleada en los sistemas de gestión de calidad con el objetivo de optimizar sus procesos y operaciones, incrementar la satisfacción de los clientes y alcanzar la excelencia operativa
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Las cuatro etapas del ciclo PDCA se repiten de manera continua por parte de las organizaciones dentro de su sistema de gestión garantizando la innovación incremental de sus procesos:
- Planificar. Quedan identificados los riesgos y las oportunidades que
pueden afectar o aprovecharse por la empresa. Se establecen objetivos claros y
medibles generándose u plan de actuación correspondiente para su garantizar su
consecución.
- Hacer. Se procede a la implementación del plan de actuación diseñado en la primera etapa. La organización comienza a recopilar información en relación a sus avances y a analizar la información en relación a los resultados que se van consiguiendo.
- Verificar. Esta tercera etapa garantiza la evaluación de los resultados registrados. Se efectúa una comparativa con los objetivos planteados y el grado de consecución conseguido.
- Actuar. Considerando los resultados de la etapa precedente se toman las actuaciones correspondientes para corregir las desviaciones o errores que se hayan podido detectar. El proceso enlaza con la primera etapa de planificación.
La aplicación del ciclo de mejora continua en los actuales sistemas de
calidad, y en especial los basados en los requisitos de la norma 9001, está directamente
relacionado con la dinámica de planteamiento y control de los objetivos de las
organizaciones:
- El proceso comienza con la aplicación del enfoque basado en riesgos y su aplicación en el análisis del contexto de la organización y la determinación y valoración de sus riesgos y oportunidades con objeto de planificar los objetivos correspondientes para siguiente periodo anual (planificación).
- El despliegue de dichos
objetivos se efectúa por sus responsables a lo largo del siguiente año (hacer), generalmente aplicando la
metodología SMART o variantes de la misma.
-
La organización efectúa un
seguimiento periódico (generalmente trimestral o cuatrimestral) de la evolución
de las actuaciones planificadas (verificar)
durante la cual también se pueden ir efectuando las correcciones
correspondientes (actuar).
- Generalmente a finales del
periodo anual se lleva a cabo una revisión general de los objetivos propuestos
y se efectúa una revisión del análisis del contexto así como su valoración de
los riesgos y oportunidades con el fin de replantear sus actuaciones para el
siguiente periodo anual. Tras este nuevo análisis se pueden planificar nuevas
actuaciones, “recuperar” objetivos no alcanzados anteriormente, etc., todo dependiendo
del análisis de riesgos efectuado y las valoraciones recogidas de los
diferentes aspectos analizados.
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La aplicación del ciclo de Deming en las empresas conlleva la implementación de la cultura de la mejora continua al incorporar de un modo sistemático la adopción de medidas para la optimización de sus procesos de trabajo, por otro lado eleva la eficacia de la organización dado su enfoque preventivo al incidir en la prevención de errores, reprocesos y optimización de sus flujos de trabajo. Esta sistemática incrementa la calidad de los artículos o servicios desarrollados al focalizarse en la prevención de defectos y priorizar la satisfacción de sus clientes. El proceso desarrolla una mayor competitividad por parte de la entidad al implementar una metodología de trabajo que se convierte en una ventaja competitiva en el mercado donde se desarrolla el negocio como consecuencia de la reducción de costos operativos y una mayor lealtad de los clientes.
En resumen el ciclo PDCA es una herramienta muy potente que ayuda a las organizaciones en su proceso de mejora continua buscando la optimización de sus diferentes procesos. El enfoque sistémico que se aplica eleva la eficiencia operativa y conlleva una mejora en los productos y/o servicios ejecutados por la empresa. Sin embargo su éxito requiere de un compromiso a medio y largo plazo y el apoyo decidido de los líderes de la organización.
"No es suficiente realizar tu mejor esfuerzo;
debes saber qué hacer y luego realizar tu mejor esfuerzo". W. Edwards
Deming, Consultor estadounidense difusor del concepto de la calidad total
Autor. J. Daniel Blanco