Servicios de consultoría, realización de auditorías y acciones formativas

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domingo, 22 de marzo de 2015

La Revisión del Sistema en Calidad

Pieza fundamental de los Sistemas de Gestión, las Revisiones del Sistema constituyen un análisis general del desempeño a lo largo de un periodo de tiempo (generalmente anual) de todos los procesos, actividades, logros, valoraciones, desviaciones y estado general de la organización.

La Revisión del Sistema en Calidad (I)
Atendiendo a la ISO 9001, aunque sin entrar en detalle de los puntos requeridos por la misma (aunque si se debe remarcar que su convocatoria y dirección corresponde a la Dirección de la empresa y es necesario que los cargos con responsabilidad de la empresa participen en ella, siendo “dirigida de facto” en muchas ocasiones por el Responsable de Calidad), la Revisión del Sistema precisa de una serie de elementos de entrada para su análisis y un conjunto de datos de salida que deben quedar registrados en el acta correspondiente.

El enfoque de entrada y salida confiere a la Revisión del Sistema una estructura de “doble vertiente” que lo asimila a un proceso de la empresa (y así generalmente se suele considerar):

En la parte de la entrada abarca dos líneas principales de trabajo:

  • Se efectúa un análisis de los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la empresa abarcando proveedores/pedidos, información comercial (ofertas), conjunto y desarrollo de trabajos, encargos, etc., desviaciones detectadas y análisis de las mismas, información de clientes (valoraciones y reclamaciones u observaciones de los mismos), datos de formación y recursos humanos y evolución de la infraestructura y recursos materiales de la entidad. También se revisan el conjunto de acciones emprendidas y controladas durante el periodo analizado. El resumen conlleva el análisis, generalmente la evolución y grado de consecución, de las acciones de mejora y objetivos que se habían planteado en revisiones anteriores o a lo largo del año analizado.
  • Se efectúa una revisión de los aspectos externos e internos (nueva vertiente de la nueva ISO 9001:20015) que pueden afectar a nuestra organización (mi recomendación es el empleo de una matriz DAFO con el fin de determinar nuestras fortalezas y debilidades internas así como las amenazas y oportunidades externas que pueden presentarse) así como los requisitos de las partes interesadas que influyen (o pueden tener influencia en el trabajo o servicio que desarrollamos). Todos estos aspectos (competencia, tecnología, capacidad de nuestros recursos, etc.), que serán particulares de cada entidad, deben ser analizados mediante un proceso de valoración de riesgos con el objeto de apoyar el planteamiento de acciones de mejora u objetivos empresariales.

Existe lógicamente un “proceso” o etapa intermedia de análisis de los datos registrados (y de comprobación de la evolución de los aspectos externos e internos que afectan a nuestra organización) donde los valores recogidos por “actividades” se relacionan con el resto de los procesos que conforman el Sistema de Gestión y se comprueba su evolución a lo largo del año revisado así como con los valores registrados en periodos precedentes. Esta “comprobación de tendencias y control del acercamiento o incumplimento de valores de referencia actúa como base para determinar las “futuras” actuaciones a adoptar por la empresa. Particularmente como consultor soy de la opinión de efectuar reuniones trimestrales o cuatrimestrales (depende de la empresa) donde se puede ir comprobando la evolución o desempeño de los procesos de la entidad. De este modo se facilita también el control de las líneas de mejora y objetivos planteados por la organización y se tiene mayor capacidad de “replanteo” de los mismos en el caso de considerarse necesario.

Por su lado la salida y siempre considerando los valores e información analizada, conlleva a la organización a la planificación de las actuaciones que prevee realizar la empresa para el siguiente periodo anual, efectuándose entre otras acciones: las programaciones de las auditorías y la formación prevista así como la renovaciones o entrada de infraestructura. También se plantean las mejoras y los objetivos deseados para el siguiente año, marcando los tiempos, etapas, cargos implicados y recursos necesarios para su consecución. 




La Revisión del Sistema en Calidad (II)
En este punto la nueva versión de la norma cobra especial relevancia el análisis para abordar los riesgos y oportunidades ("ahondando", desde mi punto de vista en una mayor agilidad estratégicade cara al planteamiento de objetivos y actuaciones de mejora por parte de la organización cuyo objeto es el de potenciar los efectos deseados de las oportunidades que puedan presentarse y eliminar o al menos reducir las potenciales amenazas que "acechan" a la entidad (de ahí la relevancia que el análisis de riesgo cobra en la 9001:2015), "cobrando" prioridad de actuación aquellas situaciones cuyo análisis conlleve un riesgo elevado y apuntalando en cierta medida su resilencia estratégica.

Debe considerarse que como consecuencia del enfoque de procesos de los Sistemas de Gestión el análisis efectuado en las Revisiones del Sistema viene acompañado y apoyado por la evolución de los diferentes valores controlados en el cuadro de indicadores que la entidad haya determinado para el control y gestión de sus procesos. La información de la evolución de estos valores de regencia es fundamental como información de la evolución de la empresa en el periodo analizado y por lo tanto se considera como salida relevante en la Revisión el “replanteamiento” de los indicadores y sus valores límites existentes así como la entrada o salida de indicadores de cara al siguiente periodo anual.

Observación. La evolución del Sistema de Gestión de una empresa en el tiempo suele tener su reflejo en el histórico de su cuadro de indicadores, así valores considerados relevantes en los primeros años van “desapareciendo” en años siguientes al dejar de aportar valor a la organización. Por otro lado la evolución de los sistemas como consecuencia de la inclusión de nuevas actividades en el Sistema o la mayor profundización de los mismos como consecuencia de una mayor integración de los mismos en las entidades suele conllevar la entrada de nuevos valores a controlar.


La Revisión del Sistema se sitúa como un elemento muy relevante en el Sistema de Gestión de Calidad de cualquier organización y forma parte del proceso de mejora y de innovación incremental en el que se basa un Sistema de Gestión de la Calidad. La corrección de los datos analizados, la participación de todos los cargos con responsabilidad en la empresa (las Revisiones del Sistema se toman “prestada” –hasta cierto punto- la estructura de los círculos de calidad aunque con un planteamiento más amplio fomentando la participación de las diferentes áreas) y el “liderazgo” de la Dirección deben equilibrar el resultado efectivo de la misma, delimitando y programando claramente las futuras actuaciones de la entidad de un modo ordenado y considerando toda la información relevante.


“El análisis de lo obvio exige una mente muy fuera de lo común.”
Alfred N. Whitehead, matemático y filósofo inglés.